Microsoft SharePoint es un robusto software de gestión documental que permite a las empresas organizar, compartir y colaborar en documentos de manera eficiente.
Seguridad de la información: Implementa medidas robustas de seguridad cibernética para proteger los datos almacenados.
La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a Net de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.
Automatice los flujos de trabajo y las tareas repetitivas, como las aprobaciones y las presentaciones, lo que aumenta la eficiencia operativa;
GFSI es el acrónimo de Iniciativa Worldwide de Seguridad Alimentaria. Este es el nombre que se le da a una colaboración international de las partes interesadas de la industria alimentaria.
El primer paso en la implementación de un DMS es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la organización. Este análisis debe incluir:
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
Falta de Management: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde Regulate sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.
Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
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Facilidad de uso y ergonomía de la interfaz: analizamos lo intuitiva y accesible que resulta la interfaz para los usuarios, así como la experiencia common de uso.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus software de gestión documental archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.
Identificación de Ineficiencias: Detectar cuellos de botella, redundancias y otros problemas en los procesos existentes que podrían mejorarse con un DMS.
With the ideal vendor, legal pros and people they work with can have peace of mind that their most vital data and files are being secured at the best degree.